Ben jij baas over je baan? Stel je grenzen in 4 stappen!

Soms heb je het gevoel dat je wordt geleefd door je zakelijke agenda. Je holt van afspraak naar afspraak, terwijl je werkgever steeds hogere eisen aan je stelt. Op den duur kun je ook buiten werktijd niet goed ontspannen, je hoofd zit helemaal vol. Het overkwam Ilona. Dit wandelcoach e-zine gaat over hoe je weer controle kunt krijgen over je werkdag én je carrière. We volgen Ilona in haar zoektocht naar meer controle en plezier in haar baan.

Geleefd door je werk

Als Ilona (43) bij mij komt voor een wandelcoachtraject, is best tevreden over haar werk. Ze heeft een leuke en verantwoordelijke functie van sr. communicatieadviseur bij een grote landelijke vervoersorganisatie. Het bevalt haar erg goed om bij een dynamische organisatie te werken die zo midden in de maatschappij en in de actualiteit staat. Ze kan op de fiets naar haar werk en ze heeft leuke collega’s en opdrachten.

Toch zit ze de laatste tijd niet lekker in haar vel; ze heeft het zo ontzettend druk, dat ze buiten werktijden vaak werkt en moeite heeft om te ontspannen. Ilona is op woensdag altijd thuis met haar kinderen, maar haar gedachten gaan continu naar haar werk en ze komt niet toe aan dingen die ze wel wil doen. Ze is er behoorlijke gestrest van.

Grenzen stellen; hoe doe je dat?

Een van de problemen is de komst van een nieuwe manager, een gedreven man die, waarschijnlijk zonder dat hij dit weet, zijn 24/7-mentaliteit eist van zijn omgeving, en dus ook van Ilona. Met haar grote verantwoordelijkheidsgevoel wordt ze er helemaal opgefokt van. Als zij ervaart dat ze de werkdruk niet aan kan, en dit met hem communiceert, is zijn repliek: dan moet je beter plannen! Ilona, een gestructureerde dame, is verbijsterd en hapt naar adem over zoveel onbegrip.

Veel mensen hebben er last van. Ze werken onder grote druk en rennen van het een naar het ander en proberen alle ballen in de lucht te houden. Vaak weten ze wel dat ze over hun grenzen heen gaan, dat het eigenlijk van de gekke is wat ze aan het doen zijn. Maar vaak weten ze niet waar ze nu precies grenzen aan moeten stellen? En hoe kunnen ze dat dan regelen? Het ‘ik moet grenzen stellen’ is een vage brij die bij voorbaat al mislukt. Om moedeloos van te worden.

Stap 1: helderheid krijgen

Ilona voelt zich kortom geleefd door haar baan, en kan, als we beginnen met het wandelcoach traject, eigenlijk nergens meer van genieten. We gaan op pad in de bossen van Amelisweerd en starten de precieze zoektocht naar hoe haar liefste werkdag uitziet. Ilona ontspant door de mooie natuur en verlangt naar een ontspannen en afwisselende werkdag. Ze heeft tijd om mensen te ontmoeten en afspraken goed af te ronden, er is ook tijd voor lunch en na afloop van de werkdag samen borrelen met collega‘s of andere zakelijke contacten.

Haar werk ademt kwaliteit net zoals ze dat nu al aflevert. Tegelijkertijd vergadert ze veel minder, op deze ideale werkdag. Ze begeleidt een stagiaire en denkt mee over de grote lijnen, de strategie van dit bedrijf. Het mooie is dat het ideaal helemaal niet zo ver verwijderd is van de realiteit.

Al wandelend ontdekken we hoe het komt dat de interne klant altijd al haar communicatieadviezen zo gemakkelijk accepteert: Ilona luistert goed en is op zoek naar de vraag achter de vraag, en met haar creatieve brein presenteert ze helder en contactvol een bijzonder communicatievoorstel waarvan de klant denkt: dat is precies wat ik bedoel! En passant hebben we haar talent ‘overtuigend adviseren’ ontrafeld. Ilona is verheugd over dit heldere inzicht.

Stap 2: Heldere communicatie in 4 stappen

Maar de druk van haar leidinggevende is dagelijks voelbaar. Ilona wil het hem echt duidelijk maken. Ik adviseer haar om te kijken of ze deze relatie kan verbeteren door vier stappen te nemen: ten eerste verwoordt Ilona voor zichzelf wat er wel goed gaat tussen haar en haar leidinggevende, en welke eigenschappen ze wel kan waarderen. Daaruit blijkt dat Ilona zijn gedrevenheid en enthousiasme ook inspirerend vindt.

Vervolgens vraag ik haar zijn concrete gedrag te beschrijven: wat doet hij eigenlijk precies waar ze zo’n last van heeft? En ten derde: welk effect heeft het op haar? En tot slot: wat wil ze nu? Een goede analyse van hun communicatie over en weer blijkt haar goed te helpen om het contact met haar baas te verbeteren. Dat geeft al wat rust. Hij is vervolgens ook veel weg, waardoor ze wat ademruimte krijgt. Als hij zijn grote waardering voor een door haar gemaakt jaarverslag uitspreekt, voelt ze zich ook wat meer op haar gemak.

Stap 3: Agendabeheer; zijn die vergaderingen wel nodig?

Verder kijken we naar de hoeveelheid taken: Ilona voelt zich ontzettend geleefd door haar werk, hoe doorbreken we die spiraal? Wat kan ze thuis en op het werk al aanpakken? Ten eerste wil Ilona in haar vrije tijd, een avond inplannen waarop ze niets doet en even helemaal bijkomt; geen zorg voor werk, huishouden, of kinderen.

Er moet óók wat veranderen tijdens kantooruren. Ilona gaat momenten blokken in haar agenda voor afronding en verwerken van gesprekken of vergaderingen. Zij plant van nu af aan standaard een half uur extra per afspraak, zodat ze daar ook écht aan toekomt.

Ook neemt Ilona het besluit om bij veel minder vergaderingen aanwezig te zijn; ze wil zo productief mogelijk zijn, vooral één wekelijkse vergadering is erg lang en breekt haar dag op. Ze besluit om wél bij het rondje actiepunten aan te schuiven. Tot haar eigen verbazing reageert iedereen positief: ze waarderen juist haar proactieve houding. En Ilona heeft lekker meer tijd.

Ze merkt dat ze door haar agenda te ‘blokken’, zowel privé als zakelijk, eindelijk weer eens tot rust komt: ze slaapt weer goed en voelt zich energiek. Ze heeft de regie weer in handen. Dat vertaalt zich ook in haar werk; ze is heel gefocust.

Stap 4: Werken passend bij talenten en op niveau!

Als Ilona en ik bij een volgende afspraak de talentenscan analyseren, komt daar uit naar voren dat Ilona zelf een enorme drive heeft. Mensen met zo’n innerlijke motor zijn extra gevoelig voor druk van buiten af en voor hen is het van uitermate belang dat ze goed voor zichzelf opkomen en hun grenzen aangeven.

Verder is Ilona goed in organiseren, het overzicht houden, ze kan helder en enthousiast communiceren en bovenal heeft ze een groot analytisch vermogen, en strategisch inzicht. Ilona heeft behoefte om op dit strategische niveau meer mee te denken over het gezicht van haar organisatie.

Ilona realiseert zich dat ze, om écht lekker in haar vel te zitten en haar potentie tot zijn volle recht laten komen, meer op een hoger niveau wil functioneren. Ze geeft aan bij het management, dat ze een meer strategische positie zou willen bekleden, maar er wordt geen duidelijkheid gegeven. Dat valt fiks tegen, die vaagheid, maar ze is wel trots dat ze op kwam voor haar kunde en haar wens kenbaar maakte.

Nieuwe baan!

Maar tegen het einde van het wandelcoachtraject is er héél goed nieuws: haar wens gaat in vervulling en Ilona mag een nieuwe functie gaan doen! Ze gaat meedenken over de externe communicatiestrategie: hoe maak je de reputatie van deze organisatie krachtiger en hoe zet je het merk stevig neer? Ze is dolblij met deze aantrekkelijke stap. En ook met de erkenning voor haar niveau en kwaliteit.

Ze kiest er voor, na overleg, om per 1 januari te beginnen in haar nieuwe functie. Ze wil namelijk haar huidige werk op een goede manier af te ronden. Ondertussen is Ilona ook gevraagd om als adviseur toe te treden tot het crisisteam, dat in actie komt in crisissituaties van dit vervoersbedrijf. Ilona: ‘ik heb meteen ja gezegd, want ik vind interessant en heel uitdagend!’.

En tot haar blijdschap mag ze ook nog starten met een opleiding bij dè reputatieman van Nederland aan de UvA. Ze is superblij! Ilona: ‘grappig dat er nu allemaal nieuwe en leuke dingen bijna op een presenteerblaadje aangeboden worden (maar dat heeft ze natuurlijk zelf voor elkaar gekregen)!’.

Tips om je grenzen te stellen en ontspannen te werken

Ilona werkt nog steeds bij dezelfde werkgever, maar met véél meer plezier: haar werk sluit beter aan bij haar analytische capaciteiten, waardoor ze een stressvolle burn-out heeft voorkomen. En ze heeft het initiatief genomen om meer invloed op haar agenda te hebben. Omdat ze ook privé meer tijd voor zichzelf uittrekt, is ze meer ontspannen en gefocust.

Tips om meer ontspannen te werken:

* Duidelijke communicatie naar collega’s kan veel stress wegnemen. Als jij aangeeft dat je iets meer tijd wilt om je zaken goed af te ronden, en deadlines stelt die haalbaar zijn, creëer je duidelijkheid en kun je je afspraken beter nakomen.

* Neem de tijd om je werkweek te verwerken. Kies een dag of avond in de week die je niet inplant voor familie en vrienden, huishouden of regeldingen, maar louter voor jezelf. Een avond of ochtend voor jezelf kan de energiebalans enorm verbeteren.

* Onderzoek je werkwensen: welke werkzaamheden sluiten aan bij je talenten, wensen en drijfveren. Als je het weet, vertel het je management. Reken er niet op dat ze zien hoe hard je je best doet en dat ze zelf een nieuwe functie aandragen.

* Veel mensen ervaren stress door de omgang van collega’s. Een goede manier om je relatie met je baas of collega te verbeteren, is door jullie dynamiek goed te doorgronden. Stel jezelf de volgende vier vragen:

a. Wat waardeer ik aan mijn collega of baas, wat doet hij of zij goed?

b. Waar erger ik me aan, welk gedrag stoort mij precies?

c. Wat voor een effect heeft dit gedrag op mij, hoe ga ik me er door voelen, wat denk er door over mezelf?

d. Wat wil ik?

Een eerlijk gesprek, waarbij al deze punten naar voren komen, kan de verstoorde relatie verbeteren.

* Ben je van nature een gedreven iemand, geniet van je enthousiasme en let heel erg goed op je grenzen. Lees het liefdevolle boek ‘Grenzen stellen’, van Anselm Grün, een monnik in het bedrijfsleven. Het zal je goed doen.

Ik hoop dat dit artikel je inspireert om je grenzen te stellen en meer ontspannen te werken. Veel succes!

Hartelijke groet,

Wandelcoach Hilde Backus

Neem je te veel werk op je en ervaar je veel stress? Sta je onder druk van je managers of collega’s? Wil je met meer plezier en ontspanning werken? Dan is het individuele wandelcoach programma ‘Ontdek je talent en wie je bent!’, in de prachtige landgoederen Amelisweerd en Rhijnauwen iets voor je. In 4 heerlijke wandelingen onderzoeken we je diepste wensen, je natuurlijke talenten en je drijfveren en waarden. Je ontdekt wat echt belangrijk is voor je en hoe je dat concreet kunt realiseren. Kijk bij Ontdek je talent en wie je bent!.